Achats
Ouvrez Catalogue › Achats pour savoir quoi commander, passer commande à vos fournisseurs et recevoir ce qui arrive. Chaque commande est livrée à un seul commerce et s'adresse à un seul fournisseur : commencez par enregistrer les vôtres.
| Onglet | Ce que vous y faites |
|---|---|
| À commander | Voir ce qui est à son seuil et préparer les commandes d'un geste |
| Commandes | Relire, envoyer, réceptionner vos commandes (cette page) |
| Fournisseurs | Qui vous livre, sous quelle référence, à quel tarif |
| Transferts | Envoyer ou demander de la marchandise entre vos commerces, à partir de deux |
Préparer une commande
Créer le brouillon
Cliquez sur Nouvelle commande, choisissez le fournisseur et le commerce livré. Le brouillon s'ouvre, vide. Le plus souvent, vous partez plutôt de À commander, qui prépare les brouillons pour vous.
Ajouter les articles
Ajouter un article propose les articles du commerce livré, ceux du fournisseur en premier. Saisissez la quantité dans l'unité de l'article : des unités, ou des kilos et des litres pour un article compté au poids ou au volume. Quand le fournisseur livre l'article par colis, la quantité est arrondie au colis supérieur : dix unités par colis de six deviennent douze.
Vérifier les prix
Le prix unitaire reprend le tarif du fournisseur, puis le prix d'achat de l'article. Vous pouvez le corriger sur chaque ligne, en euros. Une ligne sans prix reste hors du total, qui le signale.
Indiquer la livraison
Livraison et note fixe la date attendue et ajoute un mot en bas du bon de commande. Sans date, elle est calculée à la commande d'après le délai du fournisseur.
Tant qu'une commande est un brouillon, vous modifiez ses lignes, vous les retirez, ou vous supprimez le brouillon entier (Supprimer le brouillon).
Sur un brouillon, la ligne d'un article en fin de série le dit, et Remplacer par… dans son menu met à sa place l'article qui prend la suite (même quantité, au colis et au prix du nouvel article). Rien n'est remplacé tout seul.
Passer la commande
Marquer comme commandée fait passer le brouillon à Commandée : la commande reçoit son numéro et ses lignes ne changent plus. Aucun message ne part : c'est le geste d'une commande passée par téléphone, sur le site du fournisseur, ou envoyée depuis Kult Lab.
| Bouton | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Envoyer au fournisseur | Envoie le bon de commande en PDF à l'adresse du fournisseur, avec votre message. Ses réponses arrivent dans votre boîte mail. Le bouton devient Renvoyer au fournisseur, autant de fois que nécessaire, à la même adresse ou à une autre |
| Voir le PDF | Ouvre le bon de commande pour l'imprimer |
| Télécharger le PDF | L'enregistre, pour le transmettre vous-même |
Envoyer ne change pas l'état de la commande. Un brouillon envoyé part marqué « Brouillon », sans numéro, et reste un brouillon : pratique pour faire valider un devis. Voir le PDF et Télécharger le PDF sont aussi dans le menu de chaque ligne de la liste des commandes.
Changer la date reste disponible tant que la commande est attendue, quand la livraison est décalée.
Réceptionner
À la livraison, Réceptionner ouvre la commande en plein écran : vous saisissez ce qui est arrivé, le prix payé, et les quantités entrent dans votre stock. Réceptionner une livraison détaille l'écran, le scan, la correction d'une livraison mal saisie et Solder la commande.
Suivre ce qui est en commande
| État | Ce qu'il dit |
|---|---|
| Brouillon | En préparation, modifiable |
| Commandée | Passée, rien n'est encore arrivé |
| Reçue partiellement | Une partie est arrivée, le reste est attendu |
| Reçue | Tout est arrivé, ou le reste a été soldé |
| Annulée | Plus rien n'est attendu |
La liste des commandes se filtre par état, sur Attendues aujourd'hui, et sur En retard quand la date attendue est passée. Le tableau de bord annonce les livraisons du jour et les commandes en retard.
Les quantités d'une commande passée apparaissent sous la mention « en commande » dans la liste de votre stock et sur la fiche de chaque article. La quantité à commander en tient compte, et le point du matin dit ce qui est attendu et pour quand.
Retrouver une commande
La recherche (⌘K) trouve une commande par son numéro, par le nom de son fournisseur ou par un article qu'elle contient. Commencer par « commande » ne cherche que dans les commandes : « commande 12 », « commande farine ». La ligne indique le fournisseur, l'état et la date attendue, et signale une commande en retard. Les brouillons et les commandes annulées se retrouvent aussi.